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Modalités de diffusion de l'information (RGPD)

Le Centre de Ressources Biologiques « Céréales à paille », situé au sein de l’unité mixte de recherche INRAE/UCA « Génétique, Diversité et Ecophysiologie des céréales » à Clermont-Ferrand (63000), 5 Chemin de Beaulieu, héberge des collections de céréales à pailles constituées de plus de 27 000 accessions et a pour vocation de les diffuser en fonction de leur droit de propriété intellectuelle associée. Afin de caractériser ces ressources génétiques, le CRB « Céréales à pailles » enregistre et conserve entre autres, des données passeport associées à ces ressources. Les données à caractère personnel présentes au sein de ces données passeport concernent des ressources génétiques issues de collecte et comprennent les informations sur la personne déposante et la personne ayant réalisé la collecte, le lieu de collecte (commune et/ou département et pays)., D’autre part, le CRB « Céréales à paille » dispose d’un catalogue d’accessions en ligne. Les commandes peuvent se faire soit directement en ligne via la plateforme web « Siregal » soit par e-mail avec un bon de commande. Le CRB « Céréales à paille » propose également des prestations de service définies au cas par cas par téléphone ou par e-mail. Dans les deux cas (Distribution des accessions et Prestations de services), les données collectées sont enregistrées et traitées dans une table « Clients » sur la base de données ACCESS du CRB « Céréales à paille » et dans un fichier Excel de suivi de commande situé sur un serveur sécurisé INRAE. Cette table et ce fichier permettent au CRB de gérer et de tracer l’intégralité des demandes. Les données collectées sont aussi utilisées pour établir les « accords de transfert de matériel » qui sont des documents règlementaires permettant de tracer la distribution des ressources génétiques par le CRB. Si ces accords de transferts concernent des ressources versées au système multilatéral, ils sont également déclarés sur le site de la FAO.

Les commandes en ligne sont enregistrées via le formulaire suivant, les champs marqués d’un astérisque étant obligatoires :

Ce traitement de données à caractère personnel s’appuie sur la base légale de l’exécution d’une mission d’intérêt public.

Les données collectées sont

1. Stockées, lors des échanges d’emails, dans la boîte mail du Centre de Ressources Biologiques « Céréales à pailles » (crb-ara@inrae.fr), ce qui permet le bon suivi de la demande du client.
2. Stockées dans la base de données ACCESS du CRB ainsi que dans un fichier Excel de suivi de commandes. Cette base et ce fichier sont présents sur un serveur sécurisé INRAE et permettent la gestion des données et des documents liés à la distribution des accessions.
3. Utilisées pour l’établissement des accords de transferts de matériels qui sont conservés au format papiers dans le bureau du CRB et en format .pdf sur un serveur sécurisé de l’INRAE.
4. Archivées sous format papier dans le bureau du CRB « Céréales à paille » possédant un accès restreint aux seuls personnels du CRB.
5. Stockées en format .pdf sur un serveur sécurisé de l’INRAE, pour les devis, les bons de commande, les bons de livraisons, comptes-rendus de prestations que nous vous communiquons et que nous transmettons à notre service comptable.

Catégories de données conservées

1. Identité : civilité, nom, prénom, adresse, adresse de livraison, numéro de téléphone, adresse électronique, code interne de traitement permettant l'identification du client.
2. Données relatives aux commandes : numéro de la transaction, détail des achats, montant des achats, données relatives au règlement des factures (règlements, impayés, remises).
3. Données relatives aux moyens de paiement : coordonnées bancaires.

Destinataires des données

1. L’équipe CRB « Céréales à paille » est destinataire de l’ensemble des catégories de données.
2. Ses sous-traitants, chargés de la livraison de ses commandes, sont destinataires de l’identité, de l’adresse et du numéro de téléphone de nos clients.
3. Le service comptable, chargé de la facturation, est destinataire de l’identité, de l’adresse, du numéro de téléphone et des données bancaires de nos clients.

Durée de conservation des données

1. Données nécessaires à la gestion des commandes et à la facturation : Pendant toute la durée de la relation commerciale et dix (10) ans au titre des obligations comptables. Pour une traçabilité des données au niveau du matériel biologique, ses données sont gardées sans limite de temps.
2. Données nécessaires à l’établissement des accords de transferts de matériels sont conservées pour une durée illimitée pour pouvoir répondre aux exigences réglementaires.
3. Données relatives aux moyens de paiement : Ces données ne sont pas conservées.

Vos droits

Conformément au Règlement européen relatif à la protection des données personnelles et à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, vous pouvez accéder aux données vous concernant, les rectifier ou les faire supprimer. Vous disposez également d'un droit à la portabilité et d’un droit à la limitation du traitement de vos données (Consultez le site cnil.fr pour plus d’informations sur vos droits).

Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données dans ce dispositif, vous pouvez contacter:

l’équipe du CRB « Céréales à paille » par :
Mail : crb-ara@inrae.fr
Téléphone : 04-43-76-15-86
Adresse postale : INRAE, UMR GDEC (Génétique, Diversité et Ecophysiologie des Céréales), CRB « Céréales à paille », 5 Chemin de Beaulieu, 63000 Clermont-Ferrand.
 

En cas de difficultés, vous pouvez également contacter le Délégué à la protection des données personnelles (DPO) accompagnant le CRB. Ses coordonnées sont :

24, Chemin de Borde Rouge – Auzeville- CS 52627 ; 31326 Castanet Tolosan Cedex ; France Tél. : +33 1 (0)5 61 28 54 37 ; Courriel : cil-dpo@inrae.fr

Si vous estimez, après avoir contacté l’équipe CRB « Céréales à paille », que vos droits « Informatiques et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation en ligne à la CNIL.